Mehrwert für Arbeitnehmer: Wissenswertes rund um Sachbezüge

In Zeiten steigender Lebenshaltungskosten werden viele Arbeitnehmer mit finanziellen Engpässen konfrontiert. Ob Energie, Kraftstoff, Versicherungen oder Lebensmittel: Alles wird teurer und belastet die Haushaltskasse. Die sogenannten Sachbezüge können als monatliche Finanzspritze dienen und werden in vielen Unternehmen als attraktive Benefits eingesetzt. Nachfolgend wesentliche Fragen und Antworten zum Sachbezug.

Was sind Sachbezüge?

Beim Sachbezug handelt es sich um eine Arbeitgeberleistung, die als Sachleistung und nicht in Form von Geld erbracht wird. Typische Beispiele sind Gutscheine für Sachleistungen, Geschenke zu besonderen Gelegenheiten, Verpflegungszuschüsse und die Überlassung von Dienstfahrzeugen für private Fahrten.

Grundsätzlich sind Sachbezüge steuerpflichtig, weshalb Arbeitgeber diese Leistungen als geldwerten Vorteil versteuern müssen. Zudem sind viele Sachbezüge sozialversicherungspflichtig – Unternehmen müssen die entsprechenden Beträge melden und Sozialversicherungsbeiträge abführen. Es gibt jedoch Freibeträge, sodass Arbeitnehmer von steuerfreien Sachbezügen profitieren können.

Welche Sachbezüge sind steuerfrei?

Keine Steuern müssen für Sachbezüge abgeführt werden, welche die Freibeträge nicht überschreiten. Steuer- und sozialversicherungsfrei sind zum Beispiel die Kosten für eine Weihnachtsfeier bis zu einem Betrag von 110 Euro pro Mitarbeiter gemäß § 19 Einkommenssteuergesetz (EStG). Auch (Sach-) Geschenke an Arbeitnehmer – beispielsweise zum Geburtstag – sind bis 60 Euro pro Jahr möglich, ohne dass Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Diese werden auch Gelegenheitsgeschenke genannt.

Bis zu 50 Euro Guthaben monatlich!

Für Arbeitnehmer besonders interessant ist ein regelmäßiges Guthaben für Sachleistungen. Hier gilt seit 2022 die Freigrenze von 50 Euro monatlich – zuvor lag die Grenze bei 44 Euro. Beliebt sind Gutscheine zum Tanken und Warenwertgutscheine für kooperierende Geschäfte. Während der klassische Fahrtkostenzuschuss abgabepflichtig ist, lassen sich über steuerfreie Sachbezüge immerhin 600 Euro jährlich für Kraftstoff bereitstellen. Alternativ kann der Betrag für Lebensmittel, Kleidung oder Sonstiges verwendet werden, was eine spürbare finanzielle Entlastung verschaffen kann.

Wie lassen sich Sachbezüge (über den Lohn) organisieren?

Inzwischen gibt es mehrere Anbieter für die komfortable Organisation von lohnsteuerfreien Sachbezügen. Arbeitnehmer erhalten dabei zum Beispiel eine Karte, die sie wie eine Geldkarte mit sich führen und an Tankstellen und in diversen Geschäften zum Bezahlen vorlegen können. Über die jeweiligen Anbieter werden diese Karten monatlich mit bis zu 50 Euro aufgeladen und die Mitarbeitenden können damit bei allen angeschlossenen Vertragspartnern bezahlen. Die Anbieter kümmern sich wiederum gegen kleine Monatsgebühren um die Abwicklung inklusive der Rechnungsstellung gegenüber dem Arbeitgeber.

Unterschiede gibt es bei den Anbietern hinsichtlich der Gutscheinart und der Vertragspartner. Beim Sachbezug von Belonio haben Unternehmen beziehungsweise Arbeitnehmer zum Beispiel die Wahl zwischen digitalen Gutscheinen von Rewe bis Conrad und regional nutzbaren Sachbezugskarten im Scheckkartenformat. Beim Digitalgutschein können Arbeitnehmer jeden Monat einen Warengutschein über ihr Smartphone auswählen.

Neben der praktischen Abwicklung des Sachbezugs taucht dieser auf der Lohnabrechnung auf. Er wird zunächst zum Bruttoentgelt addiert und vom Nettoentgelt wieder abgezogen. Den finanziellen Vorteil erhalten Arbeitnehmer als Guthaben auf ihrer Gutscheinkarte beziehungsweise als digitalen Warenwertgutschein.

Haben auch Arbeitgeber Vorteile?

Ja, weil Arbeitgeber entsprechende Sachbezugsgutscheine als Betriebsausgaben geltend machen können. Gleichzeitig können Unternehmen mit dieser Art Sachbezug die Wertschätzung gegenüber der Belegschaft und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Beachten müssen Arbeitgeber grundsätzlich diese Punkte:

• Der Sachbezug darf nie in bar ausgezahlt werden und es darf auch keine Möglichkeit dafür bestehen.
• Der Sachbezug darf nicht mit dem Arbeitsentgelt verrechnet werden.
• Wird der Freibetrag von 50 Euro in einem Monat nicht komplett ausgeschöpft, darf der Restbetrag im nächsten Monat nicht genutzt werden. Beispiel: Wenn ein Arbeitnehmer im Januar lediglich 35 Euro als Sachbezug erhält, kann er im Februar keine 65 Euro steuerfrei bekommen. Die Grenze von 50 Euro muss jeden Monat eingehalten werden.
• Gutscheine sind ausschließlich für Dienstleistungen und Waren in einem begrenzten und regionalen Netz steuerfrei. Geldkarten oder Wertguthabenkarten, die überregional akzeptiert werden, hat der Gesetzgeber ausgeschlossen.

Für was dürfen die 50 Euro ausgegeben werden?

Welche Akzeptanzstellen als Kooperationspartner dienen, hängt vom gewählten Anbieter ab. In einem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen zur Abgrenzung zwischen Sachbezug (unterhalb der Freibeträge steuerfrei) und Geldleistung (grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig) werden neben Bekleidung und Kraftstoffen unter anderem folgende Angebote der Waren- und Dienstleistungspalette für Geldkarten und Gutscheine zugeordnet:

• Bücher, Zeitungen und Zeitschriften
• Fitnessleistungen
• Streamingdienste
• Beautybehandlungen

Müssen die 50 Euro monatlich ausgegeben werden?

Nein, Arbeitnehmer können die Beträge auch sammeln und zu einem späteren Zeitpunkt gebündelt ausgeben. Beim Sachbezug wird das Zuflussprinzip zugrunde gelegt, wodurch das Datum der Ausstellung der Gutscheine relevant ist und nicht das Datum des Einlösens.

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