Abteilungsdrucker oder Arbeitsplatzdrucker? Vor- und Nachteile

In vielen Büros und unter IT-Experten herrscht um die Frage, ob es sinnvoller ist, jeden Arbeitsplatz mit einem Drucker auszustatten oder einen Drucker für die ganze Abteilung zu verwenden, ein echter Glaubenskrieg. Dabei gibt es nicht die eine perfekte Lösung. Jede Variante bietet unterschiedliche Vor- und Nachteile. Vor allem aber gleicht keine Abteilung der anderen. Deshalb kommt es letztendlich immer auf die individuellen Anforderungen an. 

Kosten sparen beim Verbrauchsmaterial

In den meisten Unternehmen fällt die Entscheidung nicht im vollen Ausmaß zu Gunsten der Abteilungs- oder der Arbeitsplatzdrucker. Je nach Anforderungen existieren Mischformen und in den meisten Abteilungen gibt es meistens einen großen Abteilungsdrucker und ein paar Geräte für den Einzelbedarf.

Unabhängig davon, welche der beiden Lösungen bevorzugt wird, empfiehlt es sich, den Nachkauf von Verbrauchsmaterial für die Drucker gut zu planen. Wer Toner auf Vorrat kauft, kann beim Einkauf von den Mengenrabatten der Verkäufer profitieren, wie es sie beispielsweise bei FairToner gibt.

So können beim Kauf von Tonern, Trommeln und Druckerpatronen für die Drucker renommierter Marken wie beispielsweise Brother, Canon, Epson oder Kyocera bis zu 15 Prozent vom regulären Verkaufspreis gespart werden.

 

Diese Argumente sprechen für den Abteilungsdrucker

In Zeiten des Klimawandels und der zunehmenden Knappheit von nicht nachwachsenden Rohstoffen ist es sinnvoll, sich auch in der Arbeitswelt darüber Gedanken zu machen, wo eventuell Ressourcen eingespart werden können.

Dazu gehört vor allem die gemeinsame Verwendung der vorhandenen IT. Schon klar, jeder benötigt seinen eigenen PC beziehungsweise sein eigenes Notebook. Schon aus hygienischen Gründen ist es nicht empfehlenswert, diese Geräte von mehreren Benutzern verwenden zu lassen, auch wenn diese nur als Teilzeit-Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind.

Anders verhält sich die Situation jedoch, wenn es um zusätzliches Equipment wie beispielsweise Webcams, Mikrofone, Scanner oder Drucker geht. In den meisten Büros werden die Drucker lediglich dazu verwendet, um seine eigenen Office-Dokumente auszudrucken. Diese werden unter anderem dafür benötigt, um sich auf Meetings vorzubereiten sowie seinen Kollegen Sachverhalte oder Berechnungen zu erklären.

Da dafür kein spezielles Papier erforderlich ist und auch die Druckeinstellungen nicht ständig geändert werden müssen, können hierfür alle Mitarbeiter der Abteilung den gleichen Drucker verwenden. Um die Umwelt zusätzlich zu schonen, empfiehlt es sich in diesen Fällen, Recycling-Papier zu verwenden und als Standard-Einstellung „beidseitiger Druck“ zu verwenden. Allein dadurch können bis zu 80 Prozent des Papiers eingespart werden.

Ein Abteilungsdrucker fördert darüber hinaus die Bewegung jedes einzelnen Mitarbeiters und die Kommunikation innerhalb der Abteilung. Da der Ausdruck nicht direkt dem Drucker am eigenen Schreibtisch entnommen werden kann, sind dafür in der Regel zumindest ein paar Schritte zu bewältigen. Über den Tag verteilt kann sich das zu einer schönen Schrittanzahl summieren, wenn der Drucker in einiger Entfernung platziert ist.

Das empfiehlt sich schon allein deshalb, um die Mitarbeiter vor den möglichen gesundheitlichen Gefahren zu schützen, die von einem Drucker ausgehen können. Denn der Feinstaub ist nicht nur ein Problem auf den Straßen hierzulande, auch die Drucker mit ihren ultrafeinen Staubpartikeln können zu Husten, Schwindel und Kopfschmerzen führen.

Entsprechende Studien, die diese Gesundheitsgefährdung beweisen, gibt es zwar nicht, doch das Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) hat eine umfangreiche Untersuchung zu diesem Thema durchgeführt und kommt dabei zu dem Schluss, dass ein Gesundheitsrisiko zumindest nicht ausgeschlossen werden kann. Deshalb sollte der Abteilungsdrucker auch nicht auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters, sondern möglichst abgeschieden platziert werden.

Durch moderne digitale Kommunikationsformen kommt es im Arbeitsalltag kaum noch zu persönlichen Kontakten. Diese sind aber vor allem für das Arbeitsklima innerhalb einer Abteilung wichtig. Menschen benötigen bekanntermaßen unterschiedliche Voraussetzungen, damit sie gut arbeiten können. Neben ausreichend Nahrung und einem entsprechend gut ausgestatteten Arbeitsplatz gehören dazu vor allem regelmäßige soziale Kontakte.

Durch die Abholung seiner Ausdrucke besteht zumindest die Möglichkeit für einen kurzen zwischenmenschlichen Austausch. Auch wenn es sich dabei nur um den Kollegen handelt, der alle anderen im Wochenrhythmus mit neuen Microsoft-Witzen versorgt.

Argumente für den Arbeitsplatzdrucker

In vielen Abteilungen wird nicht nur auf blankes Papier gedruckt, darüber hinaus werden auch noch Briefe an Kunden, Interessenten und Geschäftspartner verschickt. Bei einem Abteilungsdrucker muss in diesem Fall vor jedem Ausdruck überprüft werden, welches Papier gerade eingelegt ist.

Wer hier nicht darauf achtet, fährt eventuell dem Kollegen in die Parade, während er gerade Etiketten drucken möchte. Neben dem finanziellen Schaden, der durch den unnötigen Tonerverbrauch und den zerstörten Etiketten entsteht, trägt das nicht gerade zur Förderung der Stimmung in der Abteilung bei. Es steht zu befürchten, dass die Mittagspause in solch einem Fall wohl mit einem anderen Kollegen verbracht werden muss.

Darüber hinaus gibt es Kollegen, die für ihre speziellen beruflichen Belange eventuell einen Farbdrucker benötigen. Deshalb gleich die ganze Abteilung auf Farbdruck umzustellen, erscheint jedoch nicht sehr sinnvoll und auch nicht besonders wirtschaftlich. Vor allem, weil sie in den meisten Fällen darauf „vergessen“ werden, die Einstellungen so vorzunehmen, dass ihr Ausdruck in schwarz-weiß ausgedruckt wird.

In manchen Jobs ist es unabdingbar, die Ausdrucke sofort zur Verfügung zu haben. Wer im Kontakt mit Kollegen oder Kunden damit beauftragt ist, diesen entsprechende Schriftstücke auszuhändigen, dem ist kaum zuzumuten, alle fünf Minuten dafür einen kurzen Fußmarsch zu unternehmen. Darunter würde vor allem auch die Produktivität des Mitarbeiters leiden.

Wer sich in seinem Unternehmen primär für den Einsatz von Arbeitsplatzdruckern entscheidet, sollte aber zumindest darauf achten, dass diese möglichst einheitlich sind. Wenn die Geräte zumindest alle vom gleichen Hersteller sind, macht das die Wartung wesentlich einfacher.

Die Drucker können schneller installiert werden, Tonerkartuschen und -patronen können so rascher getauscht werden und bei eventuellen Problemen wie beispielsweise häufigen Papierstaus oder Tonerspuren auf dem Papier wissen die Kollegen in der IT in der Regel, was zu tun ist, um diese Mängel wieder zu beseitigen.

 

Bildquellen:

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  Wer in seinem Büro Besprechungen abhält, möchte dabei nicht vom Lärm der Drucker gestört werden. 
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  E-Mails und Messenger-Nachrichten führen dazu, dass in den Büros kaum noch persönlich miteinander gesprochen wird.   

 

Musst du auch im Büro viel ausdrucken? Hast du dort deinen eigenen Drucker? Schreibe doch einen Kommentar.

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